Informativa sulla privacy

Responsabile del trattamento dei dati personali (dati che identificano direttamente o indirettamente persone fisiche) descritti nella presente informativa sulla protezione dei dati è l'azienda

SwissLegal SA (AG, Ltd)
Chollerstrasse 4
6302 Zug
privacy@swisslegal.ch

Il trattamento dei dati nell'ambito del rapporto di mandato è di competenza del rispettivo studio legale del gruppo SwissLegal. Le informative sulla privacy per i clienti dei singoli studi legali SwissLegal (sedi), che possono essere consultate ad esempio su questo sito web alla voce «Documenti» della sede corrispondente o comunicate in altro modo, prevalgono sulla presente informativa sulla privacy.

I riferimenti nella presente informativa sulla privacy (l’informativa) a «SwissLegal», «noi» o «ci» sono riferimenti a SwissLegal AG o, nell’ambito del rapporto di mandato, al rispettivo studio legale del gruppo SwissLegal. Con «clienti» o «clientela» si intendono i clienti potenziali o esistenti di uno o più studi legali (sedi) di SwissLegal. SwissLegal AG non fornisce direttamente servizi legali e, di conseguenza, non intrattiene rapporti diretti con i clienti.

I dati personali che trattiamo su di voi comprendono:

• il Suo nome e i Suoi dati di contatto (ad esempio nome, indirizzo, numero di telefono o indirizzo e-mail), informazioni sull'azienda per cui lavora, sulla Sua posizione o qualifica e/o sul Suo rapporto con una persona, nonché altre informazioni di base);
• informazioni di identificazione e di background che ci fornite o che vengono raccolte da voi nell'ambito del nostro processo di onboarding;
• informazioni finanziarie, ad esempio informazioni di pagamento;
• dati relativi a contratti, mandati e prestazioni, in particolare informazioni che ci vengono comunicate dai nostri clienti o per loro conto, oppure che creiamo nell’ambito dei nostri servizi ai clienti (ad es. corrispondenza, fascicoli, documenti procedurali, perizie, appunti e documenti interni); informazioni che ci vengono comunicate ai fini della partecipazione a riunioni, seminari o eventi;
• categorie particolari di dati personali, nella misura in cui siano necessarie nell'ambito della gestione del mandato (ad es. informazioni sullo stato di salute, sulla situazione familiare o su fatti rilevanti dal punto di vista penale);
• dati tecnici, in particolare indirizzo IP, informazioni relative al dispositivo e al browser, movimenti del mouse, digitazioni sulla tastiera, dati di accesso, nonché dati di utilizzo e di log relativi all’utilizzo del nostro sito web o delle nostre offerte elettroniche;
• dati di comunicazione, in particolare contenuti e dati accessori della comunicazione (ad es. e-mail, telefonate, videoconferenze), comprese le informazioni relative a documenti e comunicazioni che vi inviamo per via elettronica (ad es. utilizzo di newsletter o e-mail pubblicitarie);
• Tutte le altre informazioni relative a voi che ci fornite.

Raccogliamo e registriamo queste informazioni quando interagite con noi, ad esempio quando comunicate con i nostri collaboratori, vi registrate per ricevere informazioni via e-mail o quando partecipate a una riunione, a un seminario o a un altro evento. Trattiamo inoltre i dati personali che riceviamo nella nostra corrispondenza con terzi (in particolare clienti, controparti, autorità e tribunali e i loro collaboratori o altre persone di contatto) nell'ambito del rapporto di mandato (ad es. nome, dati di contatto ed eventualmente data di nascita, informazioni sul rapporto di lavoro, sulla situazione reddituale, sulla situazione familiare o sullo stato di salute). Inoltre, raccogliamo alcuni dati personali autonomamente, ad esempio da registri pubblici o siti web.

Raccogliamo o creiamo dati personali anche nell'ambito della nostra offerta di servizi legali e quando otteniamo dati personali da altre fonti, ad esempio consultando fonti accessibili al pubblico per aggiornare i vostri dati.

Trattiamo i vostri dati personali:

• per comunicare con voi;
• per avviare e concludere rapporti contrattuali, in particolare rapporti di mandato, contratti di lavoro, contratti con fornitori e contratti di prestazione di servizi
• per effettuare controlli in materia di riciclaggio di denaro, conflitti di interesse e reputazione;
• per fornire a voi e ai nostri clienti i nostri servizi e per migliorarli, inclusi i dati personali di terzi che ci vengono comunicati o che raccogliamo per conto dei nostri clienti, ad esempio il trattamento di informazioni di identificazione e di background nell'ambito del nostro processo di onboarding, dati finanziari e dati nell'ambito delle nostre procedure e attività amministrative e di marketing;
• per gestire il rapporto commerciale con voi e con i nostri clienti;
• per organizzare, svolgere e dare seguito a eventi, seminari, webinar e altre manifestazioni, compresa la gestione dei partecipanti, la comunicazione, la documentazione, nonché la creazione e l’utilizzo di registrazioni fotografiche, audio e video, nella misura consentita;
• per gestire, mettere a disposizione e migliorare i nostri siti web, compreso il loro monitoraggio e l'analisi del loro utilizzo (per ulteriori informazioni, cfr. sotto, sezione 4);
• per garantire la sicurezza dei nostri sistemi informatici, siti web e mezzi di comunicazione, in particolare tramite la registrazione degli accessi, i backup e il monitoraggio del sistema;
• per promuovere i nostri servizi, compreso l'invio di pubblicazioni, avvisi, aggiornamenti, inviti a eventi ecc. Se non desiderate più ricevere comunicazioni pubblicitarie da parte nostra, avete la possibilità di annullare l'iscrizione in qualsiasi momento tramite un apposito link presente nelle rispettive e-mail;
• per adempiere ai nostri obblighi legali, normativi e di gestione dei rischi, compresa la rivendicazione, l'applicazione e la difesa di diritti legali.

Trattiamo i dati personali per queste finalità sulla base di quanto segue: quando è necessario per l'esecuzione di un contratto, come ad esempio contattare una persona per offrire servizi legali o di altro tipo, per far valere, esercitare o difendere diritti legali o in procedimenti giudiziari; per adempiere agli obblighi legali e normativi, per tutelare interessi legittimi, compresi quelli sopra menzionati ed elencati; e/o sulla base di un consenso.

Adottiamo diverse misure tecniche e organizzative per contribuire a proteggere i vostri dati personali da accessi non autorizzati, uso illecito, divulgazione, alterazione o distruzione.

Quando visitate e utilizzate il nostro sito web, raccogliamo e conserviamo automaticamente, per un periodo di tempo limitato, i relativi dati di log e le informazioni specifiche del dispositivo. Queste informazioni comprendono, tra l’altro, informazioni specifiche su come utilizzate il nostro sito web, l’indirizzo IP, i dati e gli orari di accesso, informazioni su hardware e software, nonché informazioni specifiche del dispositivo e altre informazioni simili. Trattiamo questi dati sulla base di quanto sopra e nella misura in cui ciò sia necessario per il funzionamento, la manutenzione e il miglioramento dei nostri siti web.

È possibile rifiutare l'uso dei cookie selezionando le impostazioni appropriate nel proprio browser. Si prega tuttavia di notare che ciò può influire sulle possibilità di utilizzo dei nostri siti web. Ulteriori informazioni sui cookie, compresa la loro gestione, il rifiuto o la cancellazione, sono disponibili all'indirizzo www.allaboutcookies.org.

Attualmente possiamo utilizzare in particolare le offerte dei seguenti fornitori di servizi e partner pubblicitari; i loro dati di contatto e ulteriori informazioni sui singoli trattamenti dei dati sono disponibili nella rispettiva informativa sulla privacy. Informazioni dettagliate sui singoli servizi, in particolare su finalità, categorie di dati e destinatari, sono disponibili nella sezione "Servizi" alla fine della presente informativa sulla privacy:

• Google Analytics:  Privacy Policy: https://support.google.com/analytics/answer/6004245
  
  
• Information for Google Accounts: https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=de 
  
  
• Google Maps: Privacy Policy: google.de/intl/de/policies/privacy
  
  
• Google Web Fonts: Privacy Policy: https://www.google.com/policies/privacy

• Google reCAPTCHA per il riconoscimento e la prevenzione di accessi automatizzati al nostro sito web

Gestiamo anche presenze online sui social network (piattaforme gestite da terzi) e, in questo contesto, trattiamo dati che vi riguardano. In tal modo riceviamo dati da voi (ad es. quando comunicate con noi o commentate i nostri contenuti) e dalle piattaforme (ad es. statistiche). I fornitori delle piattaforme possono analizzare il vostro utilizzo e trattare questi dati insieme ad altri dati in loro possesso che vi riguardano. Essi trattano questi dati anche per i propri scopi (ad es. per finalità di marketing e di ricerca di mercato e per la gestione delle loro piattaforme) e agiscono a tal fine in qualità di titolari del trattamento. Per ulteriori informazioni sul trattamento da parte dei gestori delle piattaforme, si prega di consultare le informative sulla privacy delle rispettive piattaforme.

Attualmente utilizziamo la seguente piattaforma; l'identità e i dati di contatto del gestore della piattaforma sono disponibili nell'informativa sulla privacy:

• LinkedIn:  linkedin.com,
  Privacy Policy: https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy

Utilizziamo inoltre servizi di audioconferenza e videoconferenza per comunicare con i clienti, con terzi esterni e anche internamente. In particolare, utilizziamo la forma delle audioconferenze e delle videoconferenze, nonché delle riunioni virtuali, e organizziamo o partecipiamo a corsi di formazione online (ad es. webinar). Utilizziamo solo servizi che garantiscono un'adeguata protezione dei dati. In aggiunta alla presente informativa sulla privacy, si applicano anche le eventuali condizioni dei servizi utilizzati, come ad esempio le condizioni d'uso o le informative sulla privacy degli stessi.

Attualmente utilizziamo i seguenti strumenti di comunicazione; l'identità e i dati di contatto del gestore della piattaforma sono disponibili nella rispettiva informativa sulla privacy:

• Microsoft Teams (Microsoft 365):  www.microsoft.com/de-ch/microsoft-teams/group-chat-software
  Privacy Policy: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

• Zoom (https://zoom.us/de)
  Privacy Policy: https://explore.zoom.us/de/privacy/

Possiamo trasmettere i vostri dati personali a destinatari di fiducia, tra cui:

• clienti, controparti e loro rappresentanti legali, partner commerciali con cui potremmo dover coordinare la fornitura di servizi legali, nonché autorità e tribunali;
• fornitori a cui abbiamo esternalizzato determinati servizi di supporto, quali lavori di traduzione o revisioni di documenti;
• fornitori esterni di servizi IT e di sicurezza, in particolare fornitori di soluzioni cloud, servizi di comunicazione, analisi dei dati o infrastrutture IT;
• Terzi incaricati, previo consenso dei nostri clienti, nell’ambito dei servizi che offriamo loro, ad esempio altri studi legali o fornitori di servizi tecnologici per la gestione di data room;
• banche, assicurazioni, agenzie di recupero crediti e altri fornitori di servizi finanziari e di elaborazione, nella misura in cui ciò sia necessario in relazione alla gestione del mandato o all'esecuzione del contratto;
• fornitori di servizi contabili, fiduciari e fiscali, inclusi studi contabili esterni, fiduciari e consulenti fiscali, nella misura in cui ciò sia necessario per la tenuta della nostra contabilità, l'esecuzione dei pagamenti e l'adempimento degli obblighi di legge;
• i nostri revisori;
• altre società o sedi del Gruppo SwissLegal, nella misura in cui ciò sia necessario per la fornitura dei nostri servizi, per scopi amministrativi o per l'organizzazione interna;
• acquirenti, venditori, consulenti e altre parti coinvolte in relazione a fusioni, ristrutturazioni o trasferimenti di aziende o parti di aziende;
• terzi coinvolti nell'organizzazione o nella realizzazione di eventi e seminari.

Per le finalità indicate nella presente informativa e nella misura in cui ciò appaia necessario, possiamo trasmettere dati personali a tribunali, autorità di polizia giudiziaria, autorità di vigilanza e governative, nonché autorità di esecuzione e di applicazione della legge. Inoltre, potremmo essere tenuti a trasmettere i vostri dati personali per ottemperare a disposizioni legali e requisiti normativi.

Vi informiamo che, nell'ambito della gestione del mandato, ci avvaliamo di fornitori di servizi IT esterni e di provider di servizi cloud con server in Svizzera. Utilizziamo quindi determinati servizi IT e mezzi di comunicazione che possono comportare rischi per la sicurezza dei dati (ad es. e-mail, videoconferenze). È vostra responsabilità comunicarci l'eventuale richiesta di misure di sicurezza particolari.

Trattiamo i dati personali nella nostra area di responsabilità in Svizzera. Tuttavia, possiamo trasmettere i dati personali a destinatari (in particolare clienti, controparti o autorità) che a loro volta trattano i dati personali in altri paesi, compresi quelli che non garantiscono un livello di protezione dei dati paragonabile a quello previsto dal diritto svizzero. Se un destinatario si trova in uno Stato senza un livello adeguato di protezione dei dati, adottiamo garanzie adeguate, in particolare stipulando clausole contrattuali standard, comprese eventuali integrazioni richieste dalla Svizzera. Se un destinatario si trova negli Stati Uniti ed è certificato secondo lo Swiss-U.S. Data Privacy Framework (DPF), basiamo il trasferimento dei dati su tale certificazione. In assenza di garanzie adeguate, il trasferimento dei dati avviene solo se si applica un'eccezione legale. Tali eccezioni possono sussistere in particolare in caso di consenso da parte vostra, per l'adempimento di un contratto, per far valere o far rispettare diritti legali, in procedimenti dinanzi ad autorità o tribunali stranieri, per la tutela di interessi vitali o in caso di dati accessibili al pubblico.

Conserviamo i vostri dati personali per tutto il tempo necessario allo scopo per cui sono stati raccolti e per tutto il tempo in cui abbiamo un interesse legittimo a conservare i dati personali, ad esempio per far valere o difendere rivendicazioni legali o per scopi di archiviazione e sicurezza informatica. Inoltre, conserviamo i vostri dati personali se e finché ciò è richiesto in conformità a un obbligo di conservazione legale.

In particolare, gli interessati hanno il diritto di essere informati in merito ai dati personali memorizzati che li riguardano e sulle finalità del trattamento, il diritto alla rettifica, alla cancellazione o alla limitazione del trattamento dei loro dati personali, il diritto di opporsi al trattamento, il diritto di adire un'autorità di controllo competente e la trasmissione/trasferibilità dei dati. Tuttavia, si noti che a questi diritti si applicano condizioni ed eccezioni. Laddove consentito o richiesto dalla legge, possiamo rifiutare le richieste di esercizio di tali diritti. Ad esempio, possiamo o dobbiamo conservare o comunque continuare a trattare i dati personali nonostante una richiesta di cancellazione dei dati personali o di limitazione del trattamento per motivi legali.

La presente dichiarazione sulla protezione die dati non fa parte di alcun contratto con con lei. Possiamo modificare questa dichiarazione in qualsiasi momento. La versione pubblicata su questo sito web è quella attuale.

L'informativa sulla privacy di SwissLegal AG è redatta in tedesco, francese, italiano e inglese. In caso di contraddizioni, prevale la versione tedesca.