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Dichiarazione sulla protezione dei dati di SwissLegal

Versione del 25 maggio 2018

Nella presente dichiarazione sulla protezione dei dati sarà spiegato in che modo noi, SwissLegal Ltd (di seguito SwissLegal, noi, Gruppo SwissLegal), raccogliamo e trattiamo i dati personali. Tuttavia, il presente documento non può essere considerato definitivo, poiché sono in vigore altre dichiarazioni sulla protezione dei dati per la regolamentazione di casi specifici. Sono considerati dati personali tutti i dati riguardanti una persona fisica identificata o identificabile.

Nel caso i dati messi a disposizione riguardino altre persone (ad es. membri della famiglia, colleghi di lavoro), la preghiamo di assicurarsi che gli interessati siano a conoscenza della presente dichiarazione sulla protezione dei dati e di comunicarci i dati personali di questi soggetti soltanto se è autorizzato a farlo e tali dati sono corretti.

La presente dichiarazione sulla protezione dei dati si basa sul Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (RGPD). Nonostante il RGPD sia un regolamento dell’Unione Europea (UE) per noi è comunque importante. La Legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD) è, infatti, fortemente influenzata dal diritto europeo e, in alcuni casi, anche le aziende al di fuori dell’Unione Europea o dello Spazio economico europeo (SEE) sono soggette alle disposizioni del RGPD. Per questo la presente dichiarazione sulla protezione dei dati tiene conto di tali standard.

  • 1. Titolare del trattamento
  • 2. Raccolta e trattamento dei dati personali
  • 3. Finalità del trattamento dei dati e basi giuridiche
  • 4. Cookie, tracking e altre tecnologie legate all’utilizzo del nostro sito web
  • 5. Trasmissione e trasferimento dei dati all’estero
  • 6. Periodo di conservazione dei dati personali
  • 7. Sicurezza dei dati
  • 8. Obbligo di comunicazione dei dati personali
  • 9. Diritti dell’interessato
  • 10. Modifiche

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati descritto nella presente dichiarazione è SwissLegal Ltd, salvo diversa indicazione in casi specifici. In caso di problemi riguardanti la protezione dei dati può contattarci al seguente indirizzo: SwissLegal Ltd, Industriestrasse 49, CH-6300 Zugo, tel: +41 (0)41 712 12 34, e-mail: ltd@swisslegal.ch

2. Raccolta e trattamento dei dati personali

I dati personali da noi trattati sono principalmente quelli che riceviamo nell’ambito dei rapporti di mandato che intratteniamo con i nostri clienti e di altri rapporti contrattuali con i partner commerciali di questi ultimi, nonché di altri soggetti interessati o i dati sugli utenti del nostro sito web e di altre applicazioni che raccogliamo per la relativa gestione.

Nella misura consentita, determinati dati sono raccolti anche da fonti accessibili pubblicamente (ad es. registro esecuzioni e fallimenti, registri fondiari, registro di commercio, stampa, Internet) o li riceviamo dai nostri clienti e dai loro collaboratori, da autorità, tribunali (arbitrali) e altri soggetti terzi (ad es. controparti, partner commerciali e contrattuali dei nostri clienti). I dati da noi raccolti sulla sua persona non sono soltanto i dati che ci fornisce lei direttamente, ma anche i dati che riceviamo da terzi, in particolare i dati ripresi da registri pubblici, i dati dei quali veniamo a conoscenza nell’ambito di procedimenti amministrativi e giudiziari, i dati concernenti le sue funzioni e attività lavorative (che ci permettono, ad esempio, di avviare e portare avanti con il suo aiuto rapporti con il suo datore di lavoro), le informazioni sulla sua persona contenute nella corrispondenza e nei colloqui con terzi, le informazioni sulla solvibilità (in caso di rapporti commerciali personali tra noi e lei), le informazioni sulla sua persona forniteci da persone a lei vicine (famiglia, consulenti, rappresentanti legali, ecc.) per permetterci di concludere o eseguire contratti con lei o che la includono (ad es. referenze, indirizzo personale per le spedizioni, deleghe), le informazioni sul rispetto delle disposizioni di legge, come ad esempio quelle concernenti la lotta al riciclaggio di denaro e le restrizioni alle esportazioni, le informazioni provenienti da banche, assicurazioni, distributori e altri nostri partner commerciali necessarie per il godimento o la fornitura di prestazioni da parte sua (ad es. esecuzione di pagamenti, acquisti), le informazioni raccolte dai media o da internet sulla sua persona (nel caso in cui vengano indicati in un caso concreto, ad es. in una candidatura, una rassegna stampa, attività di marketing/vendita, ecc.), il suo indirizzo, eventuali interessi e altri dati sociodemografici (per il marketing), i dati relativi all’utilizzo del sito web (ad es. indirizzo IP, indirizzo MAC di smartphone o computer, informazioni sul suo dispositivo e le relative impostazioni, cookie, data e ora della visita, pagine e contenuti visitati, funzioni utilizzate, sito web dal quale l’utente è arrivato, informazioni sulla posizione).

3. Finalità del trattamento dei dati e basi giuridiche

I dati personali da noi raccolti vengono utilizzati principalmente per concludere ed eseguire i contratti stipulati con i nostri clienti e partner commerciali, in particolare quindi al fine di fornire servizi giuridici ai nostri clienti e acquistare prodotti e servizi dai nostri fornitori e dai collaboratori di supporto (in particolare gli avvocati e gli studi legali o gli esperti nazionali o esteri designati), nonché per assolvere i nostri obblighi di legge a livello nazionale e internazionale. Tali disposizioni potrebbero interessare anche lei e i suoi dati personali se lavora per clienti o partner commerciali di questo tipo.

Inoltre, nella misura consentita e così come opportuno, i dati sulla sua persona e su altri soggetti verranno trattati per le seguenti finalità, che costituiscono un interesse legittimo nostro e talvolta anche di soggetti terzi:

  • offerta e sviluppo della nostra offerta, dei nostri servizi e del nostro sito web, nonché di ulteriori piattaforme sulle quali siamo presenti; comunicazione con terzi ed elaborazione delle relative richieste (ad es. candidature, richieste da parte dei media);
  • pubblicità e marketing (compresa l’organizzazione di eventi), salvo nel caso in cui lei abbia revocato il suo consenso all’utilizzo dei suoi dati (quando riceve comunicazioni pubblicitarie da parte nostra in qualità di nostro attuale cliente, può revocare in qualsiasi momento il suo consenso, in questo modo inseriremo i suoi dati in un elenco di soggetti ai quali non sarà più inviata alcuna comunicazione pubblicitaria);
  • ricerche di mercato e demoscopie, monitoraggio dei media;
  • rivendicazione dei propri diritti di legge e difesa nell’ambito di controversie giuridiche e procedure amministrative;
  • lotta a reati e altri comportamenti scorretti, nonché chiarimento delle circostanze (ad es. attraverso indagini interne, analisi dei dati per combattere le frodi);
  • garanzia della nostra attività, in particolare per il reparto IT, il nostro sito web e altre piattaforme;
  • videosorveglianza per tutelare il diritto di polizia e altre misure per garantire la sicurezza di IT, edifici e impianti e la tutela dei nostri collaboratori e di altri soggetti, nonché dei beni a noi affidati (ad es. controlli degli accessi, elenchi dei visitatori, strumenti per la scansione della rete e della posta elettronica, registrazioni delle telefonate);
  • eventuali transazioni societarie e il relativo trasferimento di dati personali, nonché misure per la gestione aziendale e volte a garantire il rispetto degli obblighi di legge e normativi, nonché di disposizioni interne di SwissLegal.

Nel caso in cui ci abbia fornito il consenso al trattamento dei suoi dati personali per determinate finalità, questi saranno trattati nell’ambito e in conformità a tale consenso, tranne il caso in cui vi siano altre basi giuridiche o ne avessimo necessità. Il consenso fornito può essere revocato in qualsiasi momento, ma ciò non avrà alcun effetto sulle operazioni di trattamento dei dati già eseguite.

Nel caso in cui il trattamento dei dati personali sia finalizzato alla stipulazione di un contratto (in particolare un rapporto di mandato) di cui l’interessato è parte, la base giuridica è costituita dalla stipulazione stessa di tale contratto. Ciò vale anche per tutte le procedure di trattamento dei dati finalizzate all’esecuzione di misure precontrattuali.

Nella misura in cui il trattamento dei dati personali sia necessario per l’adempimento di un obbligo legale al quale il Gruppo SwissLegal è soggetto, la base giuridica è costituita da tale obbligo di adempimento.

Qualora il trattamento dei dati sia necessario per il perseguimento di un legittimo interesse del Gruppo SwissLegal o di terzi e gli interessi, i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato non prevalgano sul suddetto interesse, questo legittimo interesse funge da base giuridica per il trattamento.

4. Cookie | Tracking e altre tecnologie legate all’utilizzo del nostro sito web

Sul nostro sito web di norma non utilizziamo «cookie» o altre tecnologie simili che permettono di identificare il suo browser o il suo dispositivo. Un cookie è un piccolo file che viene inviato o salvato automaticamente sul suo computer o dispositivo mobile dal browser web in uso quando visita il nostro sito web. In questo modo quando torna a visitare il nostro sito, noi saremo in grado di riconoscerla, anche se non conosciamo la sua identità. Oltre ai cookie che vengono utilizzati unicamente per una sessione e al termine della visita sul nostro sito web vengono cancellati («cookie di sessione»), possono essere impiegati alche altri cookie che permettono di salvare le impostazioni dell’utente e altre informazioni per un determinato periodo (ad es. due anni) («cookie permanenti»). In ogni caso può impostare il suo browser in modo tale che rifiuti il salvataggio dei cookie, li salvi soltanto per una sessione o li cancelli prima del previsto. La maggior parte dei browser è preimpostata per accettare i cookie. Noi non utilizziamo cookie permanenti per comprendere meglio in che modo utilizza le nostre offerte e i nostri contenuti. In generale può anche scegliere di bloccare i cookie, ma in questo modo alcune funzioni, come ad esempio la selezione della lingua e la ricerca delle filiali, potrebbero non essere più disponibili.

Sul nostro sito web non facciamo ricorso a Google Analytics e a nessun altro servizio simile. Il fornitore di servizi non riceve alcun dato personale da parte nostra (e non conserva neppure alcun indirizzo IP), ma potrebbe rilevare in altro modo il suo utilizzo del nostro sito web e associare questa informazione alla sua visita di altri siti web. Tuttavia, nel caso in cui lei si sia già registrato presso questo fornitore, quest’ultimo possiede già informazioni sul suo conto. Il trattamento dei suoi dati personali da parte del fornitore avviene quindi sotto la responsabilità di quest’ultimo e in base alle sue disposizioni sulla protezione dei dati. Il fornitore non ci invia quindi né informazioni su come vengono utilizzati i nostri rispettivi siti web, né altre informazioni personali su di lei.

5. Trasmissione e trasferimento dei dati all’estero

Nell’ambito delle nostre attività commerciali e per le finalità di cui al punto 3, nonché nella misura consentita e in modo opportuno, i dati possono essere divulgati anche a terzi nel caso in cui questi soggetti si occupino del trattamento per nostro conto o desiderino utilizzarli per finalità proprie. In particolare i soggetti interessati da tale disposizione sono i seguenti:

  • nostri fornitori (ad es. banche, assicurazioni), compresi i soggetti da noi incaricati (ad es. provider IT);
  • commercianti, fornitori, collaboratori di supporto (in particolare gli avvocati e gli studi legali o gli esperti nazionali o esteri designati) e altri partner commerciali;
  • clienti, nonché le imprese a loro legate e le rispettive controparti nazionali e internazionali;
  • autorità, servizi, tribunali o tribunali arbitrali nazionali ed esteri;
  • media, opinione pubblica, compresi i visitatori del sito web e dei social media;
  • concorrenti, organizzazioni di settore, associazioni, organismi e altri comitati;
  • eventuali controparti o soggetti coinvolti nelle transazioni societarie;
  • altre parti coinvolte in azioni giudiziarie concrete o possibili;

definiti nel complesso destinatari.

Parte di questi destinatari risiede all’interno del territorio nazionale, ma può anche risiedere in qualsiasi altro paese del mondo. In particolare, i dati possono essere trasferiti in qualunque paese nel quale si trovano i nostri clienti, le società a loro collegate, le controparti o i partner commerciali, nonché i fornitori di servizi o gli esperti coinvolti o nei quali i nostri clienti e i loro gruppi di società sono coinvolti in dei procedimenti. Quando i dati vengono trasmessi in un paese nel quale il diritto non garantisce misure adeguate per la tutela dei dati, come previsto dalle norme vigenti ricorriamo a contratti specifici (basati in particolare sulle cosiddette clausole contrattuali tipo della Commissione Europea), applichiamo gli accordi Swiss-US Privacy Shield o le cosiddette Binding Corporate Rules, per offrire un livello di protezione adeguato, oppure ci basiamo sulle eccezioni previste dalla legge per quanto riguarda il consenso, l’esecuzione del contratto, la definizione, l’esercizio o l’imposizione di pretese giuridiche, su interessi pubblici prevalenti sui dati personali divulgati o sul fatto che tale operazione è necessaria per tutelare l’incolumità dell’interessato. In qualsiasi momento può richiedere una copia delle garanzie contrattuali sopra riportate alla persona di contatto indicata al punto 1. Ci riserviamo tuttavia il diritto di annerire le copie per motivi riguardanti la protezione dei dati o la segretezza o fornirle soltanto degli estratti delle stesse.

6. Periodo di conservazione dei dati personali

I suoi dati personali vengono trattati e conservati soltanto per il periodo necessario all’adempimento dei nostri obblighi contrattuali e legali o per il tempo necessario al trattamento per le finalità perseguite, cioè, ad esempio, per l’intera durata del rapporto commerciale (dall’avvio, all’esecuzione e fino allo scioglimento di un contratto) e sempre in conformità con gli obblighi di documentazione e conservazione stabiliti per legge. In particolare, i dati personali possono essere conservati per tutto il periodo per il quale soggetti terzi potrebbero rivendicare diritti nei nostri confronti (in particolare fino alla scadenza dei termini di prescrizione stabiliti per legge) o nel caso in cui le disposizioni di legge a noi applicabili stabiliscano termini diversi o ciò sia necessario per perseguire un nostro legittimo interesse commerciale (ad es. per finalità di prova o documentazione). Non appena i suoi dati personali non saranno più necessari per le finalità di cui sopra, questi saranno cancellati completamente per quanto possibile o resi anonimi. Ai dati operativi (ad es. protocolli di sistema, log) si applicano generalmente termini di conservazione più brevi di dodici mesi o inferiori.

7. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure di sicurezza tecniche e organizzative per proteggere i suoi dati personali da accessi non autorizzati e abusi.

8. Obbligo di comunicazione dei dati personali

Nell’ambito del nostro rapporto commerciale le chiediamo di metterci a disposizione determinati dati personali necessari per avviare e intrattenere un rapporto commerciale, nonché per adempiere ai relativi obblighi contrattuali (la legge non stabilisce però alcun obbligo da parte sua di metterci a disposizione tali dati). Senza questi dati, tuttavia, non saremo in grado di concludere o eseguire un contratto con lei (o con l’organo o la persona che la rappresenta). Allo stesso modo, anche il sito web potrà essere utilizzato soltanto se l’utente metterà a disposizione determinati dati per garantire la sicurezza del traffico dei dati (come ad es. l’indirizzo IP).

9. Diritti dell’interessato

Nell’ambito della normativa sulla protezione dei dati a lei applicabile e in conformità a quanto da questa stabilito (come nel caso del RGPD), lei ha diritto di accesso, di rettifica, di eliminazione, diritto di limitazione del trattamento e di revoca del consenso al trattamento dei dati da parte nostra. Inoltre può richiedere il rilascio di determinati dati personali al fine di trasferirli ad altri organismi (la cosiddetta portabilità dei dati). Le ricordiamo, tuttavia, che ci riserviamo il diritto di fare ricorso alle limitazioni previste dalle normative in vigore, ad esempio nel caso in cui siamo obbligati alla conservazione o al trattamento di determinati dati, se sussiste un nostro interesse prevalente (nel caso in cui dobbiamo appellarci ad esso) o se questi sono necessari per far valere dei diritti. Nel caso in cui ciò comporti dei costi a suo carico, la informeremo anticipatamente. Al punto 3 le abbiamo già fornito informazioni circa la possibilità di revocare il suo consenso. Le ricordiamo che l’esercizio di questo diritto potrebbe essere in conflitto con gli accordi contrattuali e avere conseguenze, come ad es. la risoluzione anticipata del contratto o l’addebito di costi a suo carico. Nel caso in cui tale eventualità non sia già regolamentata a livello contrattuale, la informeremo preventivamente.

Per esercitare questi diritti normalmente è necessario dimostrare con esattezza la propria identità (ad es. attraverso una copia di un documento, nel caso in cui la sua identità non sia chiara o non possa essere verificata in altro modo). Per richiedere l’esercizio dei suoi diritti può contattarci all’indirizzo indicato al punto 1.

L’interessato, inoltre, ha diritto di adire le vie legali o presentare un reclamo presso l’autorità per la protezione dei dati competente. L’autorità per la protezione dei dati competente in Svizzera è l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (http://www.edoeb.admin.ch/edoeb/it/home.html).

10. Modifiche

Ci riserviamo il diritto di apportare modifiche alla presente dichiarazione sulla protezione dei dati in qualsiasi momento e senza preavviso. La versione in vigore è quella aggiornata pubblicata sul nostro sito web. Se la dichiarazione sulla protezione dei dati è parte di un accordo tra noi e lei, nel caso in cui tale dichiarazione sia aggiornata sarà informato della modifica tramite e-mail o in altro modo (ad es. attraverso l’impressum sul nostro sito web).


Ultimo aggiornamento: 11 giugno 2018