Déclaration de confidentialité

Le responsable du traitement des données personnelles (données identifiant directement ou indirectement des personnes physiques) décrites dans la présente déclaration de protection des données est la

SwissLegal SA (AG, Ltd)
Chollerstrasse 4
6302 Zoug
privacy@swisslegal.ch

Le traitement des données dans le cadre de la relation de mandat relève de la responsabilité du cabinet concerné du groupe SwissLegal. Les déclarations de confidentialité destinées aux clientes et clients des différents cabinets SwissLegal (sites), qui peuvent par exemple être consultées sur ce site web sous la rubrique « Documents » du site correspondant ou qui sont communiquées d’une autre manière, prévalent sur la présente déclaration de confidentialité.

Les références dans la présente déclaration de confidentialité (la « déclaration ») à « SwissLegal », « nous » ou « notre » renvoient à SwissLegal AG ou, dans le cadre de la relation de mandat, au cabinet concerné du groupe SwissLegal. Les termes « clients » ou « clientèle » désignent les clients potentiels ou existants d’un ou de plusieurs cabinets SwissLegal (sites). SwissLegal AG ne fournit pas elle-même de prestations juridiques et n’entretient donc pas de relations directes avec ses clients.

Les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet comprennent :

• votre nom et vos coordonnées (par exemple, nom, adresse, numéro de téléphone ou adresse e-mail), des informations sur l’entreprise pour laquelle vous travaillez, sur votre fonction ou votre titre et/ou votre relation avec une personne, ainsi que d’autres informations de base) ;
• les informations d'identification et de contexte que vous nous fournissez ou qui sont collectées auprès de vous dans le cadre de notre processus d'intégration ;
• des informations financières, par exemple des informations de paiement ;
• les données relatives aux contrats, aux mandats et aux prestations, en particulier les informations qui nous sont communiquées par ou au nom de nos clients ou que nous établissons dans le cadre de nos prestations de services aux clients (par exemple, correspondance, dossiers, documents de procédure, expertises, notes et documents internes) ; les informations qui nous sont communiquées en vue de la participation à des réunions, séminaires ou événements ;
• catégories particulières de données à caractère personnel, dans la mesure où celles-ci sont nécessaires dans le cadre de la gestion de nos mandats (par exemple, informations sur l'état de santé, la situation familiale ou des faits relevant du droit pénal) ;
• les données techniques, notamment l’adresse IP, les informations relatives à l’appareil et au navigateur, les mouvements de souris, les frappes au clavier, les données d’accès ainsi que les données d’utilisation et de connexion liées à l’utilisation de notre site web ou de nos offres électroniques ;
• les données de communication, notamment le contenu et les données contextuelles de la communication (par exemple, e-mails, appels téléphoniques, vidéoconférences), y compris les informations relatives aux documents et communications que nous vous envoyons par voie électronique (par exemple, utilisation de newsletters ou d’e-mails publicitaires) ;
• Toutes les autres informations vous concernant que vous mettez à notre disposition.

Nous collectons et enregistrons ces informations lorsque vous interagissez avec nous, par exemple lorsque vous communiquez avec nos collaborateurs, lorsque vous vous inscrivez pour recevoir des informations par e-mail, ou lorsque vous participez à une réunion, à un séminaire ou à un autre événement. Nous traitons également les données personnelles que nous recevons dans le cadre de notre correspondance avec des tiers (notamment des clients, des contreparties, des autorités et des tribunaux ainsi que leurs collaborateurs ou autres personnes de contact) dans le cadre de la relation de mandat (par exemple, nom, coordonnées ainsi que, le cas échéant, date de naissance, informations sur la situation professionnelle, les revenus, la situation familiale ou l'état de santé). Nous collectons également certaines données personnelles nous-mêmes, par exemple à partir de registres publics ou de sites web.

Nous collectons ou créons également des données à caractère personnel dans le cadre de notre offre de services juridiques et lorsque nous obtenons des données à caractère personnel provenant d'autres sources, par exemple en consultant des sources accessibles au public afin de mettre à jour vos informations.

Nous traitons vos données à caractère personnel :

• pour communiquer avec vous ;
• pour établir et conclure des relations contractuelles, notamment des mandats, des contrats de travail, des contrats de fourniture et des contrats de prestation de services
• pour effectuer des contrôles en matière de blanchiment d'argent, de conflits d'intérêts et de réputation ;
• pour vous fournir, ainsi qu'à nos clients, nos services et pour les améliorer, y compris les données à caractère personnel de tiers qui nous sont communiquées ou que nous collectons pour le compte de nos clients, par exemple le traitement d'informations d'identification et de renseignements généraux dans le cadre de notre processus d'intégration, de données financières ainsi que de données dans le cadre de nos processus et activités administratifs et marketing ;
• pour gérer la relation commerciale avec vous et nos clients ;
• pour organiser, réaliser et assurer le suivi d'événements, de séminaires, de webinaires et d'autres manifestations, y compris la gestion des participants, la communication, la documentation ainsi que la création et l'utilisation d'enregistrements photo, audio et vidéo, dans la mesure où cela est autorisé ;
• pour maintenir, mettre à disposition et améliorer nos sites web, y compris leur surveillance et l'analyse de leur utilisation (pour plus d'informations, voir ci-dessous, section 4) ;
• pour garantir la sécurité de nos systèmes informatiques, de nos sites web et de nos moyens de communication, notamment par l'enregistrement des accès, les sauvegardes et la surveillance des systèmes ;
• pour promouvoir nos services, y compris l'envoi de publications, d'alertes, de mises à jour, d'invitations à des événements, etc. Si vous ne souhaitez plus recevoir de communications promotionnelles de notre part, vous avez à tout moment la possibilité de vous désabonner en cliquant sur le lien prévu à cet effet dans les e-mails concernés ;
• pour respecter nos obligations légales, réglementaires et de gestion des risques, y compris la revendication, l'exécution et la défense de droits.

Nous traitons les données à caractère personnel à ces fins sur la base suivante : lorsque cela est nécessaire à l'exécution d'un contrat, comme la prise de contact avec une personne afin de proposer des services juridiques ou autres, pour faire valoir, exercer ou défendre des droits ou dans le cadre de procédures judiciaires ; pour respecter les obligations légales et réglementaires, pour préserver des intérêts légitimes, y compris les intérêts mentionnés et énumérés ci-dessus ; et/ou sur la base d'un consentement.

Nous mettons en œuvre diverses mesures techniques et organisationnelles afin de contribuer à la protection de vos données personnelles contre tout accès non autorisé, toute utilisation, divulgation, modification ou destruction illicite.

Lorsque vous consultez et utilisez notre site web, nous collectons et enregistrons automatiquement, pour une durée limitée, des données de connexion et des informations spécifiques à l'appareil. Ces informations comprennent, entre autres, des informations spécifiques sur la manière dont vous utilisez notre site web, l'adresse IP, les données et heures d'accès, des informations sur le matériel et les logiciels, ainsi que des informations spécifiques à l'appareil et d'autres informations similaires. Nous traitons ces données dans la mesure où cela est nécessaire pour l'exploitation, la maintenance et l'amélioration de nos sites web.

Vous pouvez refuser l'utilisation de cookies en sélectionnant les paramètres appropriés dans votre navigateur. Veuillez toutefois noter que cela peut affecter vos possibilités d'utilisation de nos sites web. Vous trouverez de plus amples informations concernant les cookies, y compris leur gestion, leur refus ou leur suppression, sur www.allaboutcookies.org.

Actuellement, nous pouvons notamment recourir aux services des prestataires et partenaires publicitaires suivants ; leurs coordonnées et d’autres informations sur les différents traitements de données sont disponibles dans leur politique de confidentialité respective. Vous trouverez des informations détaillées sur les différents services, notamment sur leur finalité, les catégories de données et les destinataires, dans la section « Services » à la fin de la présente politique de confidentialité :

• Google Analytics:  Privacy Policy: https://support.google.com/analytics/answer/6004245
  
  
• Information for Google Accounts: https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=de 
  
  
• Google Maps: Privacy Policy: google.de/intl/de/policies/privacy
  
  
• Google Web Fonts: Privacy Policy: https://www.google.com/policies/privacy

• Google reCAPTCHA pour la détection et la prévention des accès automatisés à notre site web

Nous sommes également présents sur les réseaux sociaux (plateformes exploitées par des tiers) et traitons dans ce contexte des données vous concernant. Nous recevons ainsi des données de votre part (par exemple, lorsque vous communiquez avec nous ou commentez nos contenus) et des plateformes (par exemple, des statistiques). Les fournisseurs des plateformes peuvent analyser votre utilisation et traiter ces données conjointement avec d'autres données dont ils disposent à votre sujet. Ils traitent également ces données à leurs propres fins (par exemple, à des fins de marketing et d'études de marché, ainsi que pour la gestion de leurs plateformes) et agissent à cette fin en tant que responsables du traitement à part entière. Pour plus d'informations sur le traitement de l' s par les opérateurs de plateformes, veuillez consulter les politiques de confidentialité des plateformes concernées.

Nous utilisons actuellement la plateforme suivante, dont l'identité et les coordonnées de l'exploitant sont disponibles dans la politique de confidentialité correspondante :

• LinkedIn:  linkedin.com,
  Privacy Policy: https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy

Nous utilisons également des services de conférence audio et vidéo afin de pouvoir communiquer avec nos clients, des tiers externes ainsi qu'en interne. Nous recourons notamment aux conférences audio et vidéo ainsi qu'aux réunions virtuelles, et organisons ou participons également à des formations en ligne (par exemple, des webinaires). Nous utilisons uniquement des services garantissant une protection adéquate des données. En complément de la présente politique de confidentialité, les conditions éventuelles des services utilisés, telles que les conditions d'utilisation ou les politiques de confidentialité de ces derniers, s'appliquent également.

Nous utilisons actuellement les outils de communication suivants, l'identité et les coordonnées de l'exploitant de la plateforme étant disponibles dans la déclaration de confidentialité correspondante :

• Microsoft Teams (Microsoft 365):  www.microsoft.com/de-ch/microsoft-teams/group-chat-software
  Privacy Policy: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

• Zoom (https://zoom.us/de)
  Privacy Policy: https://explore.zoom.us/de/privacy/

Nous pouvons transmettre vos données personnelles à des destinataires de confiance, notamment :

• des clients, des parties adverses et leurs représentants légaux, des partenaires commerciaux avec lesquels nous devons éventuellement coordonner la prestation de services juridiques, ainsi que des autorités et des tribunaux ;
• des prestataires auxquels nous avons externalisé certains services d'assistance, tels que des travaux de traduction ou la vérification de documents ;
• des prestataires externes de services informatiques et de sécurité, notamment des fournisseurs de solutions cloud, de services de communication, d'analyse de données ou d'infrastructure informatique ;
• des tiers qui, dans le cadre des services que nous proposons à nos clients, ont été mandatés avec leur consentement préalable, par exemple d’autres cabinets d’avocats ou des prestataires de services technologiques pour des services de salles de données ;
• les banques, les compagnies d'assurance, les organismes de recouvrement, ainsi que d'autres prestataires de services financiers et de règlement, dans la mesure où cela est nécessaire dans le cadre de la gestion du mandat ou de l'exécution du contrat ;
• Les prestataires de services comptables, fiduciaires et fiscaux, y compris les services comptables externes, les fiduciaires et les conseillers fiscaux, dans la mesure où cela est nécessaire à la tenue de notre comptabilité, au traitement des paiements et au respect des obligations légales ;
• nos auditeurs ;
• d'autres sociétés ou sites du groupe SwissLegal, dans la mesure où cela est nécessaire à la fourniture de nos services, à des fins administratives ou pour l'organisation interne ;
• les acquéreurs, vendeurs, conseillers et autres parties prenantes dans le cadre de fusions, de restructurations ou de transferts d'entreprises ou de parties d'entreprises ;
• des tiers également impliqués dans la réalisation ou l'organisation d'événements et de séminaires.

Aux fins énoncées dans la présente déclaration et dans la mesure où cela semble nécessaire, nous pouvons transmettre des données personnelles aux tribunaux, aux autorités de poursuite pénale, aux autorités de surveillance et gouvernementales ainsi qu'aux autorités chargées de l'application et de l'exécution de la loi. En outre, nous pouvons être tenus de transmettre vos données personnelles afin de respecter les dispositions légales et les exigences réglementaires.

Nous attirons votre attention sur le fait que, dans le cadre de la gestion de nos mandats, nous faisons appel à des prestataires informatiques externes et à des fournisseurs de services cloud dont les serveurs sont situés en Suisse. Nous utilisons par ailleurs certains services informatiques et moyens de communication pouvant présenter des risques pour la sécurité des données (par exemple, le courrier électronique, les vidéoconférences). Il vous appartient de nous informer si vous souhaitez que des mesures de sécurité particulières soient mises en place.

Nous traitons les données personnelles dans notre zone de responsabilité en Suisse. Nous pouvons toutefois transmettre ces données à des destinataires (notamment des clients, des contreparties ou des autorités) qui, de leur côté, les traitent dans d’autres pays, y compris ceux qui ne garantissent pas un niveau de protection des données comparable à celui prévu par le droit suisse. Si un destinataire se trouve dans un État ne disposant pas d’un niveau de protection des données adéquat, nous mettons en place des garanties appropriées, notamment en concluant des clauses contractuelles types, y compris les éventuels compléments requis par la Suisse. Dans la mesure où un destinataire se trouve aux États-Unis et est certifié selon le Swiss-U.S. Data Privacy Framework (DPF), nous fondons le transfert de données sur cette certification. En l'absence de garanties appropriées, un transfert de données n'a lieu que si une exception légale s'applique. De telles exceptions peuvent notamment exister en cas de consentement de votre part, pour l'exécution d'un contrat, pour faire valoir ou faire respecter des droits, dans le cadre de procédures devant des autorités ou des tribunaux étrangers, pour la protection d'intérêts vitaux ou pour des données accessibles au public.

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et aussi longtemps que nous avons un intérêt légitime à conserver les données personnelles, par exemple pour l'exécution ou la défense de droits juridiques ou à des fins d'archivage et de sécurité informatique. Nous conservons également vos données personnelles si et aussi longtemps que cela est exigé par une obligation légale de conservation.

Les personnes concernées ont notamment le droit d'obtenir des informations sur les données personnelles enregistrées à leur sujet et sur la finalité du traitement des données, le droit de rectification ainsi que le droit d'effacer ou de limiter le traitement de leurs données personnelles, le droit de s'opposer au traitement, le droit d'exercer un recours auprès d'une autorité de surveillance compétente ainsi que le droit à la transmission/transférabilité des données. Veuillez toutefois noter que ces droits sont soumis à des conditions et à des exceptions. Dans la mesure où la loi le permet ou l'exige, nous pouvons refuser les demandes d'exercice de ces droits. Ainsi, nous pouvons ou devons éventuellement conserver les données personnelles ou continuer à les traiter d'une autre manière malgré une demande de suppression des données personnelles ou de limitation du traitement pour des raisons juridiques.

La présente déclaration de confidentialité ne fait pas partie d'un contrat conclu avec vous. Nous pouvons adapter cette déclaration à tout moment. La version publiée sur ce site web est la version actuelle.

La déclaration de protection des données de SwissLegal SA est rédigée en allemand, français, italien et anglais. En cas de contradiction, la version allemande prévaut.