Datenschutzerklärung

Déclaration de confidentialité SwissLegal

Version du 25 mai 2018

Dans la présente déclaration de confidentialité, nous exposons comment nous, la société SwissLegal Ltd (ci-après «SwissLegal», «nous» ou «groupe SwissLegal»), prélevons et traitons les données personnelles. Il ne s’agit pas ici d’une description exhaustive; d’autres déclarations de confidentialité régissent les cas spécifiques. Considérées comme étant données personnelles sont toutes informations se rapportant à une personne identifiée ou identifiable.

Lorsque vous mettez à notre disposition des données personnelles d’autrui (par exemple, membres de votre famille, données de vos collègues de travail), veuillez vous assurer que ces personnes ont pris connaissance de la présente déclaration de confidentialité, et ne nous communiquez leurs données personnelles que si vous y êtes autorisé(e) et si ces données personnelles sont exactes.

La présente déclaration de confidentialité s’accorde avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union Européenne. Bien que le RGPD soit un règlement de l'Union européenne (UE), nous y attachons une grande importance. La loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) est fortement influencée par le droit européen, et les entreprises situées hors de l’Union européenne voire hors de l'Espace économique européen (EEE) doivent dans certaines circonstances respecter le RGPD. Par conséquent, nous avons aligné la présente déclaration de confidentialité selon les critères de celui-ci.

  • 1. Responsable
  • 2. Collecte et traitement de données à caractère personnel
  • 3. Finalités du traitement de données et bases juridiques
  • 4. Cookies, traçage et autres technologies liées à l’utilisation de notre site web
  • 5. Transfert de données et transmission de données à l'étranger
  • 6. Durée de conservation des données personnelles
  • 7. Sécurité des données
  • 8. Obligation de mettre les données personnelles à disposition
  • 9. Droits de la personne concernée
  • 10. Modifications

1. Responsable

Le responsable pour le traitement de données décrit dans la présente déclaration est la société SwissLegal Ltd, dans la mesure où rien d’autre n’a été stipulé pour des cas particuliers. Si vous avez des questions juridiques à propos de la protection des données, vous pouvez nous en faire part à l’adresse suivante: SwissLegal Ltd, Industriestrasse 49, CH-6300 Zoug, tél: +41 (0)41 712 12 34, e-mail: ltd@swisslegal.ch

2. Collecte et traitement de données à caractère personnel

Nous traitons principalement les données personnelles que nous recevons dans le cadre de nos mandats établis avec nos clients et d’autres relations contractuelles entretenues avec nos partenaires commerciaux que ceux-ci et d’autres personnes y prenant part nous transmettent ou que nous récoltons auprès des utilisateurs de notre site web et d’autres applications.

Lorsque la loi le permet, nous collectons certaines données des sources officielles ouvertes au public (p. ex., registre des poursuites, registre foncier, registre du commerce, presse, Internet) ou les recevons par le biais de nos clients ou de leurs collaborateurs, des autorités publiques, des tribunaux (d’arbitrage) et d’autres tiers (p. ex., contreparties, partenaires commerciaux et contractuels de nos clients). Outre les données que vous nous transmettez directement, les catégories de données personnelles que nous recevons à votre sujet de la part des tiers comprennent principalement des informations issues des registres officiels, des informations que nous apprenons dans le cadre de procédures administratives et judiciaires, des informations liées à vos fonctions et activités professionnelles (pour que nous puissions, par exemple, avec votre aide conclure et réaliser des transactions avec votre employeur), des informations vous concernant dans la correspondance et les discussions avec des parties tierces, des renseignements sur la solvabilité (si nous concluons des transactions avec vous personnellement), des informations sur vous que nous transmettent les personnes de votre entourage (membres de votre famille, conseillers, représentants légaux, etc.) pour que nous puissions conclure ou réaliser des contrats avec vous ou tenant compte de vous (p. ex., références, votre adresse pour livraisons, procurations), des données permettant de respecter les prescriptions légales comme, par exemple, dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent et des restrictions à l'exportation, des informations obtenues de la part des banques, assurances, distributeurs et de nos autres partenaires contractuels en vue de recourir à des prestations ou de les faire exécuter par vous (p. ex., paiements effectués, achats effectués), des informations issues des médias et d’Internet à propos de votre personne (affichées dans un cas concret, p. ex., dépôt de candidature, revue de presse, marketing/vente, etc.), vos adresses et le cas échéant vos centres d’intérêt et autres données socio-démographiques (à des fins de marketing), des données liées à l’utilisation du site web (p. ex., adresse IP, adresse MAC du smartphone ou de l’ordinateur, données relatives à votre appareil et vos réglages, cookies, date et heure de la visite, pages web et contenus visités, fonctions utilisées, site web référent, données de localisation).

3. Finalités du traitement de données et bases juridiques

Nous utilisons les données personnelles collectées par nos soins principalement pour conclure et exécuter des contrats avec nos clients et nos partenaires commerciaux, en particulier dans le cadre de prestations juridiques que nous apportons à nos clients et l’achat de produits et services auprès de nos fournisseurs et personnes auxiliaires (notamment, avocats, cabinets d’avocats ou experts suisses ou étrangers sollicités), ainsi que pour nous conformer à nos obligations légales en Suisse et à l’étranger. Si vous travaillez pour un tel client ou partenaire commercial, il se peut que vos données personnelles soient concernées en raison de la fonction que vous exercez auprès de celui-ci.

En outre, nous traitons vos données personnelles et celles d’autrui tant que cela est autorisé par la loi et nous apparaît nécessaire, notamment pour des finalités suivantes, auxquelles nous (et quelquefois des tiers) avons un intérêt légitime pour atteindre une finalité:

  • roposition et développement de nos offres, prestations et sites web, ainsi que d’autres plateformes sur lesquelles nous sommes présents, communication avec des parties tierces et traitement de leurs demandes (p. ex., candidatures, demandes des médias),
  • Publicité et marketing (y compris, organisation d’évènements), dans la mesure où vous n’avez pas interdit l’utilisation de vos données (si vous êtes notre client existant et que vous recevez de la publicité de notre part, vous pouvez vous opposer à tout moment son envoi, nous vous mettrons alors sur la liste de blocage pour éviter que vous ne receviez d’autres publicités par la suite),
  • Études du marché, sondages, observation des médias,
  • Exercice des droits et défense en justice lors de litiges juridiques et de procédures administratives,
  • Prévention et élucidation d’infractions pénales et d’autres manquements (p. ex., conduite d’enquêtes internes, analyses de données pour lutter contre la fraude),
  • Maintien du bon fonctionnement de nos services, notamment des technologies informatiques, de nos sites web et de nos autres plateformes,
  • Surveillance vidéo pour préserver le droit de domicile et autres mesures pour la sécurité informatique, des bâtiments et installations, ainsi que pour protéger nos collaborateurs, d’autres personnes et les valeurs qui nous ont été confiées (p. ex., contrôles d’accès, listes de visiteurs, scans des réseaux et des e-mails, enregistrements téléphoniques),
  • Transactions éventuelles relatives au droit des sociétés et transfert de données personnelles qui y est lié, ainsi que mesures nécessaires à la gestion des affaires et, le cas échéant, à l’observation des obligations réglementaires et légales et des dispositions internes de SwissLegal.

Dans la mesure où vous nous avez donné votre autorisation de traiter vos données personnelles à des fins spécifiques, nous traitons vos données personnelles dans le cadre de cette autorisation et en nous appuyant sur celle-ci, tant que nous n’avons pas d’autre base juridique et n’en avons besoin. Une autorisation donnée peut être retirée à tout moment, toutefois, cette action n’aura aucun effet sur les traitements de données déjà effectués.

Dans le cas de traitement des données personnelles nécessaire à l'exécution d’un contrat (en particulier, les mandats) dont le contractant est la personne concernée, l’exécution de ce contrat constitue la base juridique. Il en va de même pour les opérations de traitement nécessaires à l’exécution de mesures précontractuelles.

Tant que le traitement des données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution d’une obligation légale, à laquelle est soumis le groupe SwissLegal, l’observation de cette obligation constitue la base légale.

Si le traitement de données personnelles est nécessaire à la préservation d’un intérêt légitime du groupe SwissLegal ou d'un tiers, et si les intérêts, les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée ne prévalent pas sur ce premier intérêt, de tels intérêts légitimes constituent alors la base juridique pour le traitement.

4. Cookies | traçage et autres technologies liées à l’utilisation de notre site web

Fondamentalement, nous ne misons pas sur les «cookies» sur nos sites web, ni sur d’autres technologies similaires permettant d’identifier votre navigateur ou votre appareil. Un cookie est un petit fichier qui est envoyé à votre ordinateur, voire enregistré automatiquement par le navigateur web utilisé sur votre ordinateur ou votre appareil mobile, lorsque vous visitez notre site web. Lorsque vous vous connectez une nouvelle fois à ce même site web, nous pouvons vous reconnaître de cette façon, même si nous ne savons pas qui vous êtes. Outre les cookies qui sont utilisés au cours de votre session et qui sont supprimés à la fin de votre visite («cookies de session»), peuvent également être utilisés des cookies («cookies permanents») permettant d’enregistrer les paramètres de l’utilisateur et d’autres informations sur une certaine durée dans le temps (p. ex., deux ans). Vous pouvez cependant paramétrer votre navigateur de sorte qu'il rejette les cookies, les enregistre uniquement pour une session ou les supprime par anticipation. La plupart des navigateurs accepte les cookies en raison de leurs paramètres par défaut existants. Nous n’utilisons pas de cookies permanents pour mieux comprendre comment vous utilisez nos offres et nos contenus. En règle générale, vous pouvez bloquer des cookies vous-même, cependant, il est alors possible que certaines fonctionnalités comme, par exemple, le choix de langue, la recherche de sites, etc., ne fonctionnent plus.

Nous n’utilisons pas Google Analytics sur nos sites web, ni aucun autre service similaire. Le prestataire de services n’obtient de notre part aucune donnée personnelle (et ne conserve pas les adresses IP), il est cependant possible qu’il puisse d’une autre façon constater que vous avez utilisé notre site web et combiner cette information avec d’autres sites web que vous avez visités. Si vous vous êtes enregistré(e) vous-même auprès de ce prestataire de services, celui-ci vous connaît de toute façon. Le traitement de vos données personnelles par le prestataire de services relève alors de la responsabilité de ce prestataire selon sa politique de confidentialité. Le prestataire de services ne nous informe pas sur la façon dont nos sites web sont utilisés et ne nous communique aucune donnée à votre sujet.

5. Transfert de données et transmission de données à l'étranger

Dans le cadre de nos activités commerciales et des finalités énumérées au point 3, nous communiquons des données à des tiers, tant que cela est autorisé par la loi et nous apparaît nécessaire, soit, parce qu’ils les traitent pour notre compte, soit, parce qu’ils souhaitent les utiliser à leurs propres fins. Il s’agit en particulier des acteurs suivants:

  • Nos prestataires de services (p. ex., banques, assurances), y compris des sous-traitants (p. ex., fournisseurs IT),
  • Distributeurs, fournisseurs, auxiliaires (en particulier avocats, cabinets d’avocats et experts suisses ou étrangers sollicités) et autres partenaires commerciaux,
  • Clients ainsi que les entreprises liées à ces derniers et leurs contreparties en Suisse et à l’étranger,
  • Autorités suisses et étrangères, bureaux officiels ou tribunaux, notamment tribunaux d’arbitrage,
  • Médias, public, notamment utilisateurs de sites web et de médias sociaux,
  • Concurrents, organisations professionnelles, associations, organisations et autres organismes,
  • Éventuelles contreparties ou personnes intéressées dans le cadre des transactions relatives au droit des sociétés,
  • Autres parties en procédures judiciaires réelles ou potentielles,

Désignés dans leur ensemble comme «Destinataires».

Ces destinataires se trouvent en partie en Suisse, mais peuvent aussi être présents dans tout autre pays du monde. Les données peuvent être transmises notamment dans les pays où se trouvent nos clients, leurs sociétés apparentées, contreparties ou partenaires commerciaux ainsi que les prestataires de services ou experts sollicités, ou dans lesquels nos clients et les sociétés de leurs groupes participent à des processus. Lorsque nous transmettons des données dans un pays ne disposant d’aucune législation appropriée en matière de protection des données personnelles, nous prenons des mesures nécessaires, comme le prévoit la loi, pour assurer un niveau de sécurité approprié au moyen de contrats correspondants (notamment sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne), de l’utilisation de bouclier de protection des données Suisse-États-Unis (Swiss-US Privacy Shield) ou de règles d'entreprise contraignantes (Binding Corporate Rules), ou alors nous nous appuyons sur les dérogations légales telles que le consentement, l’exécution de contrat, la constatation, l’exercice ou la défense d'un droit en justice, les intérêts publics prépondérants, les données personnelles rendues publiques, ou alors, nous le faisons, parce que cela est nécessaire à la protection de l'intégrité des personnes concernées. Vous pouvez à tout moment vous procurer une copie des dites garanties contractuelles auprès des interlocuteurs désignés sous ch. 1. Toutefois, nous nous réservons le droit de noircir les copies ou les livrer partiellement pour des raisons de protection des données ou pour des raisons de confidentialité.

6. Durée de conservation des données personnelles

Nous traitons et enregistrons vos données personnelles tant que ceci est requis à l’exécution des obligations contractuelles et juridiques, ou alors nécessaire pour atteindre des finalités impliquant un tel traitement, c’est-à-dire, par exemple, pour la durée d’une relation d’affaires (commençant par l’ébauche d'un contrat, son exécution et jusqu’à sa résiliation) et au-delà de cette période conformément aux obligations légales de conservation et de documentation. Il se peut que des données personnelles soient conservées pour la période pendant laquelle des recours peuvent être formés à l'encontre de notre société (c’est-à-dire, en particulier, durant le délai de prescription légal) et, autrement, dans la mesure où nous y sommes tenus par la loi ou que les intérêts commerciaux le rendent légitimes (p. ex., à des fins de preuve ou de documentation). Lorsque vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux finalités énumérées ci-dessus, elles sont systématiquement effacées ou rendues anonymes dans la mesure du possible. Des délais de conservation plus courts, de douze mois ou moins, s’appliquent, en principe, aux données administratives (p.ex., journaux système, logs).

7. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité sur le plan technique et organisationnel en vue de protéger vos données personnelles d’un accès non autorisé ou d’un usage abusif.

8. Obligation de mettre les données personnelles à disposition

Dans le cadre de notre relation d’affaires, vous devez mettre à notre disposition les données personnelles qui sont nécessaires à la création et à l’exercice d’une telle relation d’affaires, ainsi qu’à l’observation des obligations contractuelles qui en découlent (en principe, vous n’êtes pas contraint(e) par la loi à nous fournir des données). En règle générale, sans ces données personnelles, nous ne sommes pas en mesure de conclure un contrat avec vous (ou l’organisme ou la personne que vous représentez) ou de l’exécuter. L’utilisation du site web s’avère également impossible, si certaines données nécessaires à la circulation des données (p. ex., adresse IP) ne sont pas divulguées.

9. Droits de la personne concernée

Dans le cadre de votre droit de protection des données, et tant que ses dispositions le prévoient (comme dans le cas du RGPD), vous avez le droit d'accès à vos données, le droit de rectification, d'effacement, le droit de restriction du traitement de vos données, ainsi que le droit d’opposition à des traitements de vos données par nos soins et à la transmission de certaines de vos données à un autre organisme (portabilité des données). Toutefois, veuillez prendre en considération que nous nous réservons le droit d’appliquer les restrictions prévues par la loi, par exemple, lorsque nous sommes tenus de conserver et de traiter certaines données, y avons un intérêt prépondérant (dans la mesure où nous pouvons nous y référer) ou en avons besoin pour faire valoir nos droits. Si des frais doivent vous incomber, nous vous en informerons au préalable. Nous avons attiré votre attention sur votre droit de révoquer votre consentement au point 3. Veuillez noter que l’exercice de ces droits peut entraîner un conflit dans les accords contractuels et avoir des conséquences comme, par exemple, une résiliation anticipée d’un contrat ou l’application de frais. Nous vous en tiendrons informé(e) au préalable dans les cas où cela n’a pas déjà été stipulé dans le contrat.

L’exercice de ces droits suppose en principe que vous justifiez votre identité de manière claire (p. ex., par une copie de votre carte d’identité, dans le cas où votre identité n’est pas claire ou ne peut être vérifiée autrement). Pour faire valoir vos droits, vous pouvez prendre contact avec nous à l’adresse indiquée au point 1.

Toute personne concernée a par ailleurs le droit d’exercer un recours en justice ou de déposer une réclamation auprès des autorités compétentes en matière de protection des données. L’autorité suisse compétente en matière de protection des données est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (http://www.edoeb.admin.ch).

10. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité à tout moment et sans avis préalable. La version applicable est celle qui est mise à jour et disponible sur notre site web. Si la déclaration de confidentialité fait partie d’une convention conclue avec vous, et si celle-ci a fait l’objet d'une mise à jour, nous vous en informerons par e-mail ou par un autre moyen approprié (p. ex., dans la rubrique «Mentions légales» de notre site web).


Version (dernière mise à jour): Le 11 juin 2018