SwissLegal asg.advocati ist in der Cloud

Als erste der Gruppenkanzleien hat SwissLegal asg.advocati, der St.Galler Standort der SwissLegal-Gruppe, den Schritt in die Cloud vollzogen, genauer in die META10 Secure Cloud (www.meta10.com).

Dr. Michael Nonn, Rechtsanwalt und Partner bei asg.advocati St. Gallen gewährt uns einen Einblick in die Entscheidungsfindung und zieht eine positive Bilanz:

Cloud Computing, derzeit in aller Munde, ist bei Lichte betrachtet keineswegs so "revolutionär", wie man angesichts des aktuellen Medienhypes meinen könnte, und es hat im Grunde rein gar nichts mit der im Moment ebenfalls medial allgegenwärtigen Digitalisierung zu tun.

Worum geht es bei der Cloud eigentlich?

Schauen wir uns zunächst die bestehenden Inhouse-EDV-Lösungen an. Hier besteht regelmässig ein Netzwerk unter den im Unternehmen befindlichen PCs (Clients, Arbeitsstationen der Mitarbeiter), welche mit einem Server "im Keller" verbunden sind. Dieser Server ist entweder ein reiner Datenserver (die Software liegt auf den Clients, die Daten liegen auf dem Server, die Clients arbeiten mit den Serverdaten) oder ein sog. Terminalserver (hier liegt auch die Software auf dem Server, die Clients arbeiten also nicht mit ihren eigenen Programmen, sondern mit jenen auf dem Terminalserver, die dementsprechend mehrnutzerfähig sein müssen).

Oft - so auch bei SwissLegal asg.advocati vor der Migration - ist eine Mischform anzutreffen, indem die im Unternehmen befindlichen Clients auf einen reinen Datenserver zugreifen, während für den Zugriff von ausserhalb des Unternehmens ein Terminalserver zur Verfügung steht, wobei auch dieser mit den Daten des Datenservers arbeitet, aber eben auch über die zur Bearbeitung notwendige Software verfügt; jeder Mitarbeiter, der auch von ausserhalb auf das System zugreifen können muss, hat somit zwei Serverprofile, eines von seiner Arbeitsstation im Unternehmen und ein zweites auf dem Terminalserver.

Die "High End-Version", wie sie von grossen Unternehmen mit eigenen IT-Abteilungen und Rechenzentren schon lange praktiziert wird, wäre dann die Arbeit ausschliesslich (also sowohl im Unternehmen als auch von ausserhalb) über einen eigenen Terminalserver, welcher sowohl die Software als auch die Daten zur Verfügung stellt. Das wäre dann quasi die "Cloud im eigenen Keller".

Was heisst nun also "Cloud Computing", insbesondere für KMUs, heute?

Es gibt auch hier wieder verschiedene Möglichkeiten. Allen gemeinsam ist die Auslagerung gewisser Komponenten aus dem eigenen Unternehmen heraus in ein externes Rechenzentrum, welches über das Internet (also nicht über eigene Leitungen) mit dem Unternehmen verbunden ist. Auf diese Art können nun entweder lediglich die Daten oder auch gleich der ganze Terminalserver samt allen Daten ausgelagert werden. Entweder arbeiten also alle Mitarbeiter mit der Software auf ihren Arbeitsstationen, welche dann die Daten aus der Cloud holen, oder aber sie melden sich direkt in der Cloud an und arbeiten mit dem in der Cloud befindlichen Terminalserver. Vor Ort im Unternehmen werden an sich nur noch Bildschirm, Eingabegeräte und ein sog. Thin Client benötigt, ein Gerät ohne eigene Festplatte und ohne eigentliches Betriebssystem, welches nur noch die Verbindung zum Rechenzentrum herstellt und einige Schnittstellen (z.B. USB-Anschlüsse) aufweist.

[Vgl. Graphik © Meta 10 AG]

Was bringt die Cloud letztlich?

Wie bei jedem Outsourcing basiert auch Cloud Computing letztlich auf der Theorie des komparativen Vorteils. Das Unternehmen soll sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, während die ganze EDV von einem Spezialisten betrieben wird. Damit dies kostengünstig möglich ist, sollte der personelle Aufwand hinter der Pflege der EDV minimiert werden. Es nützt also nicht viel, wenn man eine moderne IT-Infrastruktur im Keller stehen hat und diese von einem externen EDV-Spezialisten betreiben lässt, der hierfür mehrmals die Woche einen oder zwei Mitarbeiter vorbeischickt - die entsprechenden Kosten sind erdrückend. Nicht viel mehr bringt es letztlich, wenn man die ganze moderne Infrastruktur aus dem eigenen Keller hinaus in ein Rechenzentrum verlegt - es entfallen praktisch nur die Reisezeiten der EDV-Spezialisten, ansonsten muss das ganze System immer noch einzeln überwacht, gepflegt und gewartet werden. Die anzustrebende Lösung besteht somit darin, den Wartungsaufwand sowohl vor Ort als auch im Rechenzentrum auf ein Minimum zu reduzieren und damit nicht nur Kosten zu sparen, sondern auch sicherheitstechnisch deutlich besser aufgestellt zu sein als bisher.

Hier kommt nun die META10 Secure Cloud ins Spiel. Nachdem META10 festgestellt hatte, dass über 90% ihrer Kunden wiederum zu über 90% identische Anforderungen an ihre EDV haben, konzentrierte sie sich darauf, diese EDV zu industrialisieren, also in hoher und immer aktueller Qualität, aber für alle Kunden einheitlich und damit zu tieferen Preisen anzubieten. Auch die Wartung der Systeme ist industrialisiert und damit ohne viel Manpower machbar, was sich wiederum positiv auf die Kosten auswirkt.

Es ist im Grunde wie überall in der Industrialisierung: Man verliert Individualität und gewinnt über die mit der Industrialisierung verbundenen Skaleneffekte dafür an Sicherheit und an Kostenersparnis. Dies mag - gerade für freiheitsliebende Anwälte - auf den ersten Blick erschreckend wirken. Bei genauerer Betrachtung wird jedoch jede(r) feststellen, dass die bisherige Individualität eine nur vermeintliche war (man hätte zwar alles Mögliche gekonnt, hat es aber nie gebraucht), und dass die mit dieser vermeintlichen Individualität verbundenen Risiken (Einzelstandort mit gegenüber Rechenzentren in jeder Hinsicht unterlegenen technischen Möglichkeiten) die ebenfalls vermeintlichen (weil eben nicht realisierten) Vorteile der Individualität bei weitem übertrafen.

Im Klaratext: Ein Rechenzentrum verfügt über strenge Zutrittsbeschränkungen und bauliche Sicherheitsinstallationen (Aussenhülle, Klima, Sprinkler etc.), arbeitet auf allen Ebenen mit Redundanzen und zeichnet laufend für Verfügbarkeit, Virenschutz und Backup verantwortlich. Ein Einzelstandort könnte das alles zwar auch stemmen; die damit verbundenen, ganz erheblichen Kosten in Kombination mit der dann eben doch wieder recht tiefen Eintrittswahrscheinlichkeit eines grossen Störfalles führen jedoch dazu, dass dies kaum je geschieht. Bei Lichte betrachtet ist es dann aber letztlich bloss noch Zufall und Glück, wenn ein Einzelstandort von einem grösseren Systemausfall verschont bleibt - und Hand aufs Herz: Wer hat denn wirklich einen ausgefeilten und v.a. auch getesteten Desaster-Recovery-Plan?

Alea iacta est – der Entscheid zugunsten der Cloud

All diese Überlegungen führten bei SwissLegal asg.advocati nach entsprechender Evaluation zum klaren Entschluss, anstelle einer dieses Jahr fällig gewordenen Erneuerung der gesamten Serverstruktur die ganze EDV in die META10 Secure Cloud auszulagern. Die Migration fand Ende September 2017 statt. Seiter müssen sich die Mitarbeiter in SG weder um die Aktualität, die Sicherheit der Hard- und Software noch um die Sicherheit ihrer Daten kümmern.

Eine Sorge besteht laut Michael Nonn dennoch: Die Verfügbarkeit der Cloud. Und zwar nicht, weil der META10-Server ein Problem haben könnte, denn diese Sorge bestand schon beim bisherigen Server, sondern dass die Verbindung ins Rechenzentrum unterbrochen werden könnte oder dass man aufgrund eines Ausfalls des Cloud-Anbieters dauerhaft nicht mehr auf seine Daten zugreifen könnte.

Aus diesem Grund wurden einerseits zwei redundante Internet-Zugänge auf unterschiedlichen Medien eingerichtet; andererseits lässt sich die St. Galler Kanzlei zu moderaten Kosten jede Nacht ihren gesamten Datenbestand – nota bene zusätzlich zur META10-internen Datensicherung – zu einem von META10 unabhängigen Drittanbieter spiegeln. Letzteres nicht im Sinne eines Backups (die Daten werden jede Nacht überschrieben), sondern für den Fall, dass META10 aus irgendeinem Grund längerfristig ausfallen würde und die Mitarbeitenden keinen Zugriff mehr auf ihre Daten hätten. Dieses Szenario ist zwar äusserst unwahrscheinlich, doch konnte mit der gewählten Lösung selbst dieser Fall adäquat abgedeckt werden.

And last but not least

Letztlich nur ein angenehmer Nebeneffekt - im täglichen Arbeiten aber wohl für viele der Hauptvorteil - ist die Tatsache, dass nun von jedem Ort aus mit jedem gewünschten Device, viel einfacher als früher, auf die Systeme zugegriffen und mit ihnen gearbeitet werden kann, als wäre man im Büro. Eine willkommene Produktivitässteigerung!